DIGITAALINEN YHTIÖKOKOUS - YHDISTYKSET JA TALOYHTIÖT

Corona-tilanteen vuoksi tehtyjen lakimuutosten ansiosta yhtiökokouksen järjestäminen digitaalisesti on nyt mahdollista!

Streamfabriken Oy on kehittänyt helpon ja edullisen tavan toteuttaa yhtiökokoukset digitaalisesti perustuen videoneuvotteluun ja mobiiliäänestämiseen.

Streamfabriken on Pohjoismaiden suurimpia webcast-palveluiden toimittajia. Palvelemme vuosittain satoja organisaatioita suurista pörssiyhtiöistä pieniin järjestöihin. Nyt haluamme olla mukana auttamassa yhteiskuntaamme jatkamaan toimintaansa mahdollisimman normaalisti.

Palvelu on tarkoitettu ensisijaisesti yhdistyksille, taloyhtiöille sekä pienille- ja keskisuurille yrityksille. Laajemmista webcast-tuotannoista ja studiolähetyksistä löytyy lisää infoa täältä: Webcast Services.

Tällä sivulla on kuvattu:

• Edellytykset lain puolesta

• Miten digitaalinen yhtiökokous toimii?

• Hinnoittelu

• Tilauskaavake

Isännöintiliitto ja Kiinteistöliitto suosittelevat, että koronaepidemian aikana taloyhtiöt hyödyntävät yhtiökokousten pitämisessä etäyhteyksiä.

Jotta riskiryhmiin kuuluvia henkilöitä ei altistettaisi virustartunnoille, suositellaan isännöintiliiton sivuilla etäkokouksia. Lain edellytykset etäkokouksen pitämiselle on listattu samalla sivulla:

Asunto-osakeyhtiölaki sallii etäosallistumisen yhtiökokoukseen, kunhan lain edellyttämät vaatimukset täyttyvät. Yhtiökokousta ei voi järjestää kokonaisuudessaan teknisten apuvälineiden avulla, vaan taloyhtiön on aina järjestettävä myös perinteinen yhtiökokous. Tämä voidaan toteuttaa siten, että fyysisesti kokouspaikalla on läsnä esimerkiksi hallituksen puheenjohtaja ja tarvittaessa isännöitsijä muiden hallituksen jäsenten sekä osakkaiden osallistuessa yhtiökokoukseen etänä.

Taloyhtiön yhtiöjärjestyksessä voi olla myös määräys siitä, että yhtiökokoukseen voi etäosallistua teknisen apuvälineen avulla tai postin välityksellä. Ellei yhtiöjärjestyksessä ole kielletty etäosallistumista, myös hallitus voi päättää etäyhteyden käyttämisestä. (lähde: Isännöintiliitto)

Käytännössä lain vaatimusten toteutumiseksi riittää siis, että yhtiökokouksen kutsussa ilmoitetussa pitopaikassa on vain yksi henkilö, esim. sihteeri, joka pitää kokouspöytäkirjaa. Kaikki muut voivat osallistua digikokoukseen.

kokoukseen Osallistuminen onnistuu tietokoneella tai puhelimella. Äänestäminen tapahtuu tekstiviesteillä.

Ennakkovalmistelut:

Hyväksytyn tilauksen jälkeen hallitus saa käyttöönsä kokouksen informaatiosivun, josta löytyy kaikki tarpeellinen tieto osallistujille. Tämä linkki toimitetaan osallistujille sähköisesti.

1. Linkki digitaaliseen yhtiökokoukseen

2. Ohjeet etäyhteyden luomiseen sekä oman koneen ja mikrofonien testaamiseen etukäteen

3. Tekstiviestiäänestyksen ohjeet

4. Kokouskutsu

5. Ennakkoon tiedoksi annettavat dokumentit

Tämän lisäksi hallituksen tulee kerätä kokoukseen ilmoittautuneilta äänestystä varten lista puhelinnumeroista, joista tulevat äänet hyväksytään äänestyksiin.

Hallitukselle toimitetulla valtakirjalla voidaan valtuuttaa toinen jäsen tai ulkopuolinen henkilö äänestämään samasta numerosta useamman äänioikeutetun äänimäärillä.

Osallistujilta vaadittava tekniikka:

• Videoneuvotteluyhteyttä varten joko tietokone, tabletti tai puhelin

  - Osallistujan ei tarvitse kytkeä omaa kameraansa päälle näin halutessaan

  - Vaihtoehtoisesti kokoukseen voi osallistua pelkällä ääniyhteydellä normaalin puhelinsoiton kautta

• Puhelin, jonka kautta lähetettävillä tekstiviesteillä osallistustaan äänestyksiin.

  - voi olla sama laite, jolla osallistutaan neuvotteluun

• Äänen laatu on huomattavasti parempi, mikäli osallistuja käyttää ulkoisia kuulokkeita ja mikrofonia tietokoneessaan

Videoneuvottelu aukeaa 30 min ennen yhtiökokouksen virallista alkamisajankohtaa, jotta osallistujat voivat hyvissä ajoin liittyä mukana digikokoukseen ja todeta yhteyksiensä toiminnan.

- Virtuaalinen kokousavustaja on käytettävissä 30 min ennen kokouksen alkua, mikäli tämä lisäpalvelu on valittu tilauksen yhteydessä.

Kokouksen käytännön eteneminen:

1. Osallitujat liittyvät digikokoukseen videoneuvottelun kautta

2. Paikallaolijat todennetaan tekstiviestivahvistuksella

3. Kokous etenee normaalisti puheen ja keskustelun muodossa videoneuvottelussa

4. Mikäli tarvetta äänestyksille, ne järjestetään SMS viesteillä

5. Videoneuvottelun tallenne toimitetaan hallitukselle seuraavan työpäivän aikana, mikäli tallenne on valittu lisäpalveluissa

Digitaalisen yhtiökokouksen järjestämisen hinnoittelu. Hinnat ilmoitettu euroissa ilman ALVia.

DIGITAALINEN YHTIÖKOKOUS - 620€

SISÄLTÄÄ:

• Kokouksen “kotisivu”, jossa kaikki tiedot, ohjeet ja linkki digikokoukseen

• Verkkokokous max. 3h, Max 100 osallistujaa

• Äänestyksien tekstiviestipalvelu, max. 100 viestiä

LISÄPALVELUT:

• Hallituksen kokous digitaalisesti ennen yhtiökokousta (harjoittelu) - 180€

• Virtuaalinen kokousavustaja - 520€

  - Teknikko, joka avustaa kokouksen tekniikan kanssa, mutta ei osallistu itse kokouksen sisältöön (ei puheenjohtaja)
  - Max 3h

• Digikokouksen tallenne - 50€

• Lisäosallistujat (100 osallistujan ylittävälle osalle) - 1€ / osallistuja

• Lisäaika kokoukselle - 30€ / 30 min

• Lisäaika kokousavaustajalle - 100€ / 30 min

• Tekstiviestit 100 viestin ylittävältä osalta - 0,20€ / SMS