DIGITAL ÅRSSTÄMMA FÖR FÖRENINGAR OCH BRF

Coronaepidemin har orsakat ändringar i lagstiftningen som träder ikraft en den 15 april 2020. Ändringarna innebär bland annat att det nu är möjligt att arrangera årsstämmor digitalt och via poströstning.

Streamfabriken har tagit fram ett enkelt och kostnadseffektivt sätt att hålla årsstämmor och andra möten digitalt. Tjänsten baseras på videokonferens och röstning via mobiltelefon.

Streamfabriken är ett ledande produktionsbolag för webcast, webinars och streamade event. Vi har över hundra börsnoterade bolag som använder oss för livesändning vid rapportpresentation, kapitalmarknadsdagar, årstämmor och andra events.

Tjänsten Digital Årsstämma är primärt framtagen för bostadsrättsföreningar, idrottsföreningar och mindre organisationer. Vi vill hjälpa till med att hitta nya och alternativa lösningar i dessa annorlunda tider.

Mer info om större webcast och webinar produktioner finner ni här: Webcast Services.

Innehållet på den här sidan:

• Tillfällig lag

• Hur fungerar digital årsstämma?

• Priser

• Beställning

FOLKHÄLSOMYNDIGHETEN OCH BOLAGVERKET REKOMMENDERAD ATT ÅRSSTÄMMORNA SKJUTS UPP ELLER HÅLLS DIGITALT

Det är innebörden i nya som Folkhälsomyndigheten tagit fram för att minska ytterligare smittspridning av coronaviruset covid-19. Den 15 april träder dessutom ny tillfällig lagstiftning i kraft för att underlätta för bostadsrättsföreningar att hålla stämmor digitalt. (källa: Fastighetsägarna)

Bolagsverket rådgivning om årsstämmor: Det är tillåtet att hålla bolagsstämman på telefon, genom videokonferens, Skype och liknande. I så fall krävs att stämman leds från den ort där styrelsen har sitt säte, om inte bolagsordningen anger något annat. Dessutom krävs att bolagsstämman går med på att alla eller vissa aktieägare deltar på det sättet. (källa: Bolagsverket)

I praktiken räcker det med att en person befinner sig i den orten som nämns i kallelsen. Det kan vara endast sekreterare som för protokollet och räknar röster. Alla andra, även styrelsemedlemmar kan delta i digitalt möte.

Deltagare KAN ANSLUTA SIG TILL MÖTET VIA EN DATOR, PADDA ELLER TELEFON. RÖSTNING SKER VIA SMS.

Förberedelser

Efter en godkänd beställning får styrelsen tillgång till stämmans hemsida, där all information för deltagare finns. Länken till infosidan skickas digitalt till medlemmar. På sidan finns:

1. Länken till digitala årsstämmans videokonferens

2. Instruktioner för att koppla upp sig och att testa sin dator och mikrofon i förväg

3. Instruktioner för SMS röstning

4. Bilagor som kallelse och andra dokument som ska delas ut till deltagarna i förväg

Styrelsen ska också samla telefonnummer till alla deltagare. Endast röster från nummer som är inlagda i systemet i förväg räknas i röstningar.

Röstning via fullmakt ska anmälas till styrelsen. Då anges namn och telefonnummer som får rösta för röstberättigad medlem.

Teknikkrav för deltagare:

• Dator, padda eller telefon för att ansluta till årsstämman via videokonferens

  - Alternativt kan man delta i mötet endast med röst via ett vanligt telefonsamtal

  - Deltagaren kan avaktivera sin webbkamera i datorn och endast delta via röst

• Telefon för att rösta via SMS / textmeddelanden

  - Samma enhet kan användas för videokonferens och SMS röstning

• För bättre ljudkvalité rekommenderas externa hörlurar och mikrofon för dator.

Videokonferensen öppnas 30 min innan egentliga starttiden för stämman för att deltagare kan ansluta sig till mötet i god tid och verifiera att tekniken fungerar.

- Mötesassistent är tillgänglig 30 minuter innan stämmans starttid, ifall tilläggstjänsten var vald vid beställningen

Stämmans förlopp:

1. Deltagare ansluter till digitala årsstämman via videokonferens

2. Närvarande deltagare verifieras via SMS konfirmation

3. Stämman förflyter normalt. Diskussionen via videokonferens.

4. Röstning sker via SMS

5. Inspelning av videokonferens levereras till styrelsen under nästkommande arbetsdag ifall tilläggstjänsten var vald vid beställningen

Priser för att arrangera ett digitalt årsstämma. Priserna är i SEK och ex moms.

DIGITAL ÅRSSTÄMMA - 6300 kr

Inklusive:

• Stämmans “hemsida” för all information, instuktioner och länk till videokonferens

• Videokonferens i max 3h. Max antal deltagare 100

• SMS trafik för röstning. max 100 meddelanden

TILLVAL:

• Styrlesemöte digitalt innan årsstämman (teknikträning) - 1900 kr

• Mötesassistent - 5500 kr

  - Tekniker, som via videokonferens eller telefon hjälper med stämmans teknik

  - Medverkar inte vid själva årsstämman (ej ordförande eller sekreterare)
  - Max 3h

• Inspelning av videokonferens som en videofil- 550 kr

• Extra deltagare (överstigande 100 deltagare som ingår) - 15 kr / deltagare

• Extra tid för mötet - 330 kr / 30 min

• Extra tid för mötesassistent - 1300 kr / 30 min

• SMS överstigande 100st - 2,50 kr / SMS